Сроки хранения
документов
Согласно
требованиям статьи 32 Закона № 3814 минимальные
сроки хранения архивных документов юридическими лицами
определяются центральным органом исполнительной власти в сфере
архивного дела и делопроизводства, если иное не предусмотрено
законом.
Основным
нормативным актом при определении сроков хранения
документов, их отбора для отнесения в состав Национального
архивного фонда Украины либо для уничтожения документов
является Типовой перечь документов, утверждённый приказом Министерства Юстиции Украины от 12.12.2012г. № 578/5, который предназначен для
использования всеми органами государственной власти,
местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и
предприятиями не зависимо от форм
собственности, а также физическими лицами – субъектами
предпринимательской деятельности.
Типовой перечь документов
используется
также при формировании дел, подготовке различных видов
номенклатур дел, разработке схем классификации документов и
отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения,
а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий
государственных архивных учреждений и экспертных комиссий
предприятий.
Рассмотрим
основные правила исчисления сроков хранения документов,
приведенных в Типовом перечне документов.
Так,
согласно Типового перечня документов исчисление сроков
хранения документов проводится с 1 января года, который
следует за годом завершения их
делопроизводством.
Для
некоторых документов Типовой перечь документов определяет срок
хранения путем указания «75 лет – «В», где «В» означает
возраст человека на момент завершения дела. Продолжительность
хранения такого дела после его окончания делопроизводством
составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент
завершения дела.
Срок
хранения документов, для которых в Типовом перечне документов стоит
отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самими
предприятиями.
Типовой перечь документов для обозначения срока хранения некоторых документов
использует отметку «до ликвидации организации», что означает,
что такие документы хранятся до инициации процедуры ликвидации
предприятия, после чего они подлежат экспертизе ценности, по
результатам которой те из них, которые затрагивают права
граждан и интересы государства, передаются в соответствующие
архивные учреждения.
Документы,
имеющие срок хранения, обозначенные пометкой «постоянно»,
также подлежат экспертизе ценности, после чего они либо
относятся к составу НАФ, либо уничтожаются после практического
использования.
Еще
раз подчеркиваем, что сроки хранения документов, определенные
Типовым перечнем документов, являются минимальными, их нельзя
сокращать, однако они могут
быть продлены, если потребность в этом обусловлена
специфическими особенностями работы конкретной
организации.
Сокращение
же сроков хранения документов в архивных подразделениях
может осуществляться в случаях (п. 4.3.3.2 р. 4 Правил
работы госархивов):
-ликвидации юридического лица – источника
комплектования при отсутствии
правопреемника;
-изменения формы собственности государственного
юридического лица;
-угрозы утраты либо повреждения
документов.
Досрочный
прием документов на государственное хранение может
осуществляться на платной основе.
Для
рассмотрения требований к хранению документов на предприятии
необходимо определиться с классификацией документов в
зависимости от сроков их хранения. Правила работы архивных
подразделений органов государственной власти, местного
самоуправления, предприятий, учреждений и организаций,
утвержденные приказом Государственного комитета архивов
Украины от 16.03.2001г. № 16, выделяют следующие
группы документов, образующихся в процессе деятельности
субъектов хозяйствования:
1)документы постоянного хранения. К таким документам, в
частности, относятся документы НАФ;
2)документы с установленным сроком хранения, после истечения которого
они могут быть уничтожены.
Документы этой группы в свою
очередь делятся на:
а)документы длительного (более 10 лет)
хранения;
б)документы временного (до 10 лет включительно)
хранения.
В
отдельную группу Правила № 16 выделяют документы по
личному составу. Это связано с длительным сроком их хранения
(до 75 лет), а также особой важностью данных документов для
работников предприятия при назначении пенсий и различных видов
пособий.
